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  • AutorenbildIrina Gelwer

Vom Papier zum digitalen Office - 10 Gründe Notion zu nutzen

Und wie es dir hilft, mehr zu schaffen.



In diesem Artikel werden Gründe diskutiert, warum wir trotz Ziele oft nicht voran kommen und wie du dir helfen kannst. Du erfährst, warum du es dir nicht leisten kannst, nicht zu planen, welche 10 Vorteile ein Planungssystem für dich hat, und wie ein individueller Digital Office Space in Notion aussehen kann.


Hast du noch den vollen Überblick über deine laufenden Themen, Projekte, ToDo's und Ideen?

Wie schnell findest du relevante Informationen, die du mal irgendwo abgelegt hast?

Und wie integrierst du neu eingehende Ideen und langjährige Wünsche in deine operative Planung?


Heutzutage bist du einer enormen Informationsflut von außen ausgesetzt. Wenn du deine inneren Gedankenvorgänge und Emotionen dazu nimmst, stellst du fest, dass die Komplexität und Mehrdeutigkeit in die Höhe steigen. Kein Wunder, wenn du unruhig bist, weil du befürchtest zu langsam zu sein oder die Kontrolle zu verlieren.





Frau mit Post its, schlechte Planung, Papierchaos, Chaos



Warum wir trotz Ziele nicht weiterkommen?


Es gibt immer mehr Menschen, die Wert auf ihre Persönlichkeitsentwicklung legen und sich Ziele setzen. Und das ist großartig! Leider kommen Viele trotz Ziele nicht weiter. Vielleicht geht es dir auch so? Welche Gründe kann es haben?


Zum einen, planen wir oft realitätsfern, im Kopf erscheint alles leicht und machbar. Wir haben kein realistisches Gefühl für Zeit, unterschätzen den Aufwand und überschätzen eigene Kräfte. Weil wir den eigenen Plan nicht halten können, sind wir enttäuscht und erleben wieder schwere und unangenehme Gefühle. Um sich selbst neu zu motivieren, setzen wir uns neue Ziele und schmieden neue Pläne. Allerdings nach dem selben realitätsfernen Schema. Und so geht es immer weiter...


Außerdem fällt es uns schwer, den Fokus zu behalten. In all dieser Fülle an äußeren und inneren Informationen wird es schwer, klar zu denken, zu unterscheiden, was jetzt wichtig ist, was zu tun ist, um weiterzukommen. Und wenn die Emotionen hoch steigen und der Kopf überfordert ist, machst du im Zweifel nichts, oder nicht das, was zählt. Unter Einfluss der eigenen Emotionen, wie Enttäuschung, z.B. wenn du siehst, dass du "zu langsam" bist, lenkst du dich durch Essen, YouTube etc. von negativen Gefühlen ab.


In beiden Szenarien fällst du aus dem Doing raus und bist eine Weile untätig.


Kreislauf, zu hohe Ziele, unrealistische Planung
Kreislauf der unrealistischen Planung


Wenn das Ergebnis und der Fortschritt deiner Projekte von DIR abhängt, kannst du es dir nicht leisten, nichts zu tun.


Doch leider oder zum Glück können wir uns es nicht leisten, untätig zu sein.


Nehmen wir den beruflichen Bereich. Wenn du eigene Projekte voranbringen willst, bist du die treibende Kraft dahinter, von der alles abhängt. Egal ob du Produkte/ Services anbietest oder einen Blog führst. Hier brauchst du dein persönliches Planungssystem, wenn du dich entwickeln und wachsen willst.

Denn niemand zwingt dich, weiter zu machen, niemand kontrolliert dich, analysiert Fehler, korrigiert für dich die Richtung, macht. Ein chaotisches Vorgehen klappt hier nicht, weil hier niemand für dich das System vorgibt (wie früher in der Schule oder an der Uni). Hier trägst du selbst die volle Verantwortung dafür, ob es läuft. Was du brauchst, ist ein System, das dir bestimmte Arbeit abnimmt, für Ordnung und Klarheit sorgt und auch noch Spaß macht.


Soweit so gut, und was ist mit anderen Bereichen deines Lebens? Brauchst du auch Planung im privaten Bereich? Auch privat hast du wahrscheinlich viele Aufgaben, je nach Rolle, die du auslebst. Doch das ist nicht alles. Als ein ambitionierter Mensch willst du dich und dein Leben weiter entwickeln. Du hast Ziele und Ideen, wie du deine Beziehungen, dein Wohlbefinden etc. verbessern kannst, was du noch alles lernen und erleben möchtest. Dazu kommen jegliche Informationen, die du sammelst und an X unterschiedlichen Orten ablegst.

Und damit deine Ideen nicht in der Schublade "Irgendwann" vergessen werden, brauchst du ein System, um deine Ideen strukturiert zu organisieren und daraus aktive Projekte mit ToDo's zu starten. Das Ergebnis und der Fortschritt in deinem Leben hängen von dir ab, daher kannst du es dir auch hier nicht leisten, es irgendwie laufen zu lassen.




Du musst zur ProjektleiterIn deines Lebens werden. Und dazu gehören Verantwortung sowie Planung und Organisation.




Wie kannst du dir helfen, handlungsfähig zu bleiben?



1. Lernen, dich selbst in den gewünschten Zustand zu bringen, zumindest in einen neutralen, so dass du wieder handlungsfähig bist.


2. Ein System aufstellen, das dir, wie ein zweites Gehirn, das Leben erleichtert, weil es dir sagt, welche Aktivität heute zu erledigen ist. Dann, wenn du nicht in der Lage bist zu entscheiden, zu denken, kannst du trotzdem aktiv bleiben.



Dein Planungssystem ist nicht direkt an deine emotionale Welt gekoppelt und kann wie eine Kontrolle von außen funktionieren.


Was meine ich, wenn ich "Planungssystem" sage?


Als erstes meine ich damit eine gute Planungs-Methode, also das Wissen, wie Planung funktioniert und worauf zu achten ist. Zweitens beinhaltet ein gutes Planungssystem ein geeignetes digitales Planungs-Medium, das keinesfalls dein Notizbuch/Tagebuch abschafft, sondern wunderbar ergänzt und entlastet, z.B. Notion. Also M & M, Methode & Medium.



Die Methode umgesetzt in einem geeigneten Medium wirken zusammen und ergeben ein großartiges Ergebnis, das dir Halt gibt und dich motiviert.


Ab einem bestimmten Volumen an Projekten, Informationen und Aufgaben bietet ein Papier-Notizbuch nicht mehr die nötige Flexibilität in der operativen alltäglichen Arbeit. Vor allem, wenn du mehrere Rollen bekleidest und sowohl berufliche als auch private Projekte verwirklichen möchtest. Zudem wächst der Pflegeaufwand enorm, so dass du viel Zeit damit verbringst, deine Einträge upzudaten. Bei einer gewissen Themenvielfalt wird die Suche nach den richtigen Informationen/ Notizen deutlich erschwert.


Und wir sprechen nicht nur vom Notizbuch. Zähle zusammen, an wie vielen Orten deine Notizen (Ideen, Informationen, ToDo's ... in Form von Links, Screenshots, Text etc.) abgelegt sind. Wie viele sind es? Telefon-Notizen, Fotos, Post its, Notizbücher, Exceldateien, sonst. Dateien...? Wie wäre es, wenn alles an einem Ort strukturiert und sortiert, leicht zu finden wäre?



Vereinfachung statt Komplexität. Minimalismus statt Überflutung. Kreativität statt Stagnation.

Was du davon hast, wenn du ein geeignetes Planungssystem hast? 10 Gründe Notion zu nutzen:


  1. Du siehst das realistische, wirkliche Volumen der Arbeit, nicht zu viel und nicht zu wenig, so, wie es ist, keine Illusionen und Fantasien.

  2. Du wirst "sortierter" und "gesammelter", du steigst schneller ein und machst, was gemacht werden muss.

  3. Du weißt, was heute zu tun ist und bleibst aktiv, trotz emotionaler Schwankungen.

  4. Du findest relevante abgelegte Informationen und Daten schnell wieder.

  5. Du reflektierst und bewertest die Machbarkeit deiner Pläne, deine Ergebnisse, du lernst daraus und setzt realistischere Ziele.

  6. Du kannst flexibel und schnell auf äußere Veränderungen reagieren, verschieben, spontan frei nehmen, wenn du es brauchst.

  7. Du bist in der Lage, Träume aus dem Regal "Irgendwann" zu nehmen und in Projekte mit Zielen umzuwandeln.

  8. Du lernst zu balancieren und deine Zeit und Energie zu verteilen.

  9. Du entwickelst deine persönliche Effektivität, weil du siehst, dass deine Handlungen einen Einfluss auf das Ergebnis haben.

  10. Du behältst den Fokus bei und erreichst schrittweise deine Ziele.


Ziele werden oft mit Enttäuschung und Tränen etc. assoziiert. Das kommt davon, wenn keine geeignete Methode/ Planungssystem vorhanden ist, und eben diese 10 Punkte nicht gegeben sind.


Folglich gibst du auf, weil du leidest, und zwar an selbstdefinierten Mount Everest-Zielen, an der Komplexität und Überflutung von Gedanken und Informationen.





So kann ein individualisierter

Digital Office in Notion aussehen:


Zunächst einpaar Worte zu Notion. Notion ist ein Produktivitätstool, eine All-In-One-Lösung, die es erlaubt, eine individualisierte Umgebung für sich zu kreieren, um Pläne zu erstellen oder Informationen und Dokumente in einer Wiki zu organisieren. Alles an einem Ort und in einer Form, die für dich am Besten passt.


Hier sind einige Beispiele, wie das aussehen kann. Wie gesagt, alles ist individualisierbar je nach Bedürfnis und Geschmack.



Stell dir vor, du hast alle notwendigen Infos, deine Aufgaben und Projekte strukturiert und griffbereit vor Augen, in einer für dich visuell ansprechenden Form. Auf dem Desktop und auch mobil.








So kannst du dein persönliches

Digital Office Space in Notion kreieren:



Fertige Notion-Vorlagen:
  • Zum Einen, kannst du fertige Notion Templates nutzen, so sparst du dir die Entwicklungszeit und kannst sofort loslegen. Ich biete dir eine Auswahl an vorgefertigten, nützlichen, minimalistisch gestalteten Notion-Templates.




Notion-Workshop:
  • Wenn du bereit bist, dein individuelles Notion Space selbst zu entwickeln, aber nicht weißt, wie, dann hilft dir mein Workshop, das dich Schritt für Schritt zum Ergebnis führt.




1:1 Notion-Coaching:
  • Wenn du lieber individuell 1:1 mit mir arbeiten möchtest, und dein persönliches Notion Space unter meiner Begleitung entwickeln möchtest, kontaktiere mich für ein persönliches Notion Space Coaching.





Hast du noch Bedenken?


Mit dem Wort "Planung" sind einige Ängste verbunden, auf die ich gerne eingehen möchte:


  • "Kein Raum für Kreativität": Hier hat gute Planung aus Erfahrung eher eine umgekehrte Wirkung, weil du ruhiger bist und dich sicher fühlst, bist du entspannter und kreativer. Wie willst du kreativ sein, wenn du unruhig und in Sorge bist?


  • "Zu viel Disziplin": Du hast die Wahl, regelmäßiges Handeln und Fortschritt oder keine Anstrengung und keine Ergebnisse, was gefällt dir besser?


  • "Wenn ich mehr plane, muss ich viel mehr arbeiten": Wenn du realitätsnah planst, planst du nicht zu viel. Im Gegenteil, wenn du nicht planst, verschließt du die Augen vor der Realität, und das Problem ist immer noch da.


  • "Ein eigenes System in Notion aufzubauen, ist kompliziert": Es ist eine Investition an Zeit und Energie, die sich auszahlt, du löst deine Probleme und atmest dann auf. Es ist machbar, wenn du dich darauf einlässt, dafür musst du kein IT-Genie sein, sondern offen und neugierig.



Du bist absolut in der Lage, dein persönliches Digital Office (oder nenne es, wie du möchtest) aufzubauen.

Es ist eine kreative Reise und das Ergebnis wird dein personifizierter Rahmen sein, in dem sich deine Träume und Ziele entfalten und verwirklichen können.




Du kannst Mehr. Und die Welt braucht dein Bestes, um besser zu werden.



Irina Gelwer


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